Управление закупок (УЗ, ком
Учебные материалы


Управление закупок (УЗ, ком



Карта сайта salesbeat.ru

Памятка


прохождения и заполнения карточки сопровождения счета (служебной записки)


1. Подразделение НИУ-ВШЭ


Перед сдачей счетов и служебных записок в ПФУ обязательно уточнить в Управление закупок (УЗ, ком. К-315) информацию о состоянии лимитов и возможности оплаты счетов и служебных записок, с указанием конкретных названий каждого приобретаемого товара, работы или услуги. В карточке сопровождения для счетов без конкурсов до 100 тыс. руб. и котировок в разделе № 3 настоящей карточки УЗ производит запись о наличии лимита денежных средств.

1.1. Закупка товарно-материальных ценностей, работ и услуг по счету


Для оплаты счета подразделение должно предоставить в

ПФУ

следующий комплект документов в

оригинале:


1.1.1. Для оплаты товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

:

  • Счет на оплату;

  • Товарную накладную;

  • Счет-фактура;

  • Контракт/договор и их копии;

  • Требование на склад (оригинал и копия). При закупке ТМЦ материально-ответственное лицо (МОЛ) от подразделения сдает оригинал

    требования

    на склад (или ком. К-422, Жигульской Е.М.)

    .

    Копия остается в комплекте предоставляемых документов;

      1. Для оплаты работ или услуг



Если работы, услуги уже оказаны:

  • Счет на оплату;

  • Акт сдачи-приемки выполненных работ, услуг;

  • Счет-фактура;

  • Контракт/договор и его копия.

Если производится предоплата по предстоящим работам, услугам представляется:

  • Счет на оплату.

ПРИМЕЧАНИЕ:



По таким счетам оригинал акта и счет-фактуры ответственный исполнитель от подразделения

обязан

предоставить (в ПФУ для оплаты счета в УБУ) не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Документы сдаются куратору соответствующего направления финансирования расходов НИУ-ВШЭ:

    • Ком. К-409 Субботина Н.Ю., Афанасьева А.Н. – внебюджет;

    • Ком. К-403 Рябушкина Н.В, Стрелова О.И. – внебюджет;

    • Ком. К-410 Степанова С.А. – внебюджетная наука;

    • Ком. К-409 Павлова М.А. – внебюджет;

    • Ком. К-402 Копытина Н.М. – бюджет;

    • Ком. К-402 Обозная И.Н. – фундаментальная наука.

1.2. Закупка товарно-материальных ценностей, работ и услуг по служебной записке


Чтобы оплатить материальные ценности (работы, услуги) по

служебной записке обязательно

предоставляются оригиналы следующих документов:

  • Служебную записку;

  • Чеки (кассовые и товарные), подтверждающие выполнение закупки по служебной записке;

  • Приходный складской ордер о поступлении материальных ценностей на склад.

ПРИМЕЧАНИЕ:



1) Служебная записка обязательно подписывается руководителем подразделения, а также финансовым директором или проректором, курирующим данное подразделение;


^ 2) В служебной записке должно быть отражено четкое название каждого приобретаемого товара, работы или услуги;


3) В служебной записке необходимо четко расписать количество и стоимость приобретаемых ТМЦ;




^ 4) В кассовых чеках должно быть указано наименование поставщика его ИНН, а на товарных чеках, разборчиво написано наименование ТМЦ.



Если сотруднику был выдан

аванс

на приобретение материальных ценностей, работ и услуг, то служебная записка предоставляется куратору ПФУ.
Если производится

возмещение

по факту приобретения ТМЦ, то оригинал и копия служебной записки и оправдательных документов представляются в отдел «Учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами» УБУ (Ковальская О.П., К-414). Копия вышеперечисленных документов передается сотруднику ПФУ:

    • Ком. К-409 Субботина Н.Ю., Афанасьева А.Н. – внебюджет;

    • Ком. К-403 Рябушкина Н.В, Стрелова О.И. – внебюджет;

    • Ком. К-410 Степанова С.А. – внебюджетная наука;

    • Ком. К-409 Павлова М.А. – внебюджет;

    • Ком. К-402 Копытина Н.М. – бюджет;

    • Ком. К-402 Обозная И.Н. – фундаментальная наука.

^ ВНИМАНИЕ! БЕЗ ВЫШЕУКАЗАННЫХ ДАННЫХ СЧЁТ И СУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА К ОПЛАТЕ -

ПРИНИМАТЬСЯ НЕ БУДУТ!!!


Счет (служебная записка) на закупку товарно-материальных ценностей (или выполнение работ, услуг) ответственный от подразделения предоставляет куратору ПФУ одновременно с «КАРТОЧКОЙ СОПРОВОЖДЕНИЯ СЧЕТА К ОПЛАТЕ (СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК)». Ответственный от подразделения заполняет следующие позиции

«КАРТОЧКИ»

:

  • Номер и дату счета;

  • Наименование поставщика (организации);

  • Номер и дату государственного контракта/договора (основной). Указываются контракты и договоры, по которым НИУ-ВШЭ является

    исполнителем

    работ и услуг;

  • Номер и дату государственного контракта/договора (соисполнитель). Указываются контракты и договоры соисполнителей основного договора;

  • Номер и дату государственного контракта/договора (хозяйственный). Указываются контракты и договоры, по которым НИУ-ВШЭ является

    заказчиком

    работ, услуг или покупателем ТМЦ;

  • ФИО руководителя подразделения/Шифр подразделения;

  • ФИО МОЛ подразделения. Указываются материально-ответственные лица подразделений, которые должны оприходовать закупаемые ТМЦ на склад;

  • Телефон для связи;

  • ФИО, подпись и дату представления счета ответственным исполнителем от подразделения ГУ-ВШЭ.

Заполненную «КАРТОЧКУ СЧЕТА» во избежание потери просьба скреплять со счетом степлером.

«КАРТОЧКА» составляется на каждый счет (служебную записку)

.
Чтобы получить информацию о прохождении счета в системе ИС-ПРО, нужно указать и передать в УЗ следующие данные: номер и дату счета, наименование поставщика и сумму счета.
^

2. Планово-финансовое управление


Куратор ПФУ проверяет представленные документы и если нет вопросов к ответственному от подразделения заполняет «КАРТОЧКУ СОПРОВОЖДЕНИЯ СЧЕТА» по таким позициям:

      • Комплектность документов (здесь же указывается процент авансового платежа);

      • Источник финансирования (здесь можно расписать сумму счета по разным источникам, если не хватает места для росписи можно ввести текст «далее см. счет»);

      • Номер договора в системе ИС-ПРО (основной, соисполнитель, хозяйственный). Если нет хозяйственных договоров или договоров с соисполнителями, то нужно в соответствующих строчках карточки прописать слово – «

        НЕТ

        ». Основной (или общий) договор

        обязателен

        для указания в карточке;

      • Код подразделения в системе ИС-ПРО;

      • Статья и п/статья ЭКР;

      • Пункт Разрешения № 140061/068 от 17/01/06г.;

      • Статья расходов финансового плана ГУ-ВШЭ;

      • ФИО куратора счета от ПФУ;

      • Подпись и дату заполнения куратором ПФУ.

Куратор ПФУ передает комплект документов по счету в Управление Закупок (УЗ) для окончательной проверки лимита расходования денежных средств по товарной группе материальных ценностей, работ или услуг, а также для ввода счета к оплате в систему ИС-ПРО.
^

3. Управление Закупок


После операции регистрации счета в системе ИС-ПРО сотрудник УЗ заполняет поля «КАРТОЧКИ СОПРОВОЖДЕНИЯ СЧЕТА» по позициям:

    • ФИО и подпись, проверяющего расход квартального лимита денежных средств;

    • Номер счета по классификации ИС-ПРО;

    • Признак документа;

    • Направление учета и коды номенклатурных групп товаров, работ и услуг по классификатору МЭР (если не хватает места для указания всех групп товаров можно ввести текст «см. счет»);

    • ФИО, подпись и дату сотрудника УЗ.

4. Отдел финансовых потоков (УБУ)


УЗ передает в Управление бухгалтерского учёта (УБУ) отдел «Финансовых потоков» комплект товарных документов для составления платежного поручения и его дальнейшего проведения через Казначейство и Банк.

 МОЛ не всегда может быть ответственным по счету



edu 2018 год. Все права принадлежат их авторам! Главная